Политика за поверителност
Тази политика обяснява как Луксевент Студио ЕООД обработва личните данни в клиентския портал и дигиталния планер на адрес mywedding.luxevent.bg, включително в личните покани, сайтовете на събитията и общите албуми. Тя се отнася за:
- клиентите (двойки, домакини на събития) и техните партньори с достъп до планера;
- гостите на събитията: хората, които домакините канят чрез портала;
- посетителите на сайт на събитие, авторите на пожелания и хората, които качват снимки в общ албум;
- доставчиците на събитието (фотографи, музиканти и др.), чиито данни са въведени в планера.
1. Кой обработва данните ви
Луксевент Студио ЕООД, ЕИК 205889153, седалище и адрес на управление: гр. Русе, ул. Ради Иванов 1, телефон 0883493842.
За всички въпроси за личните данни пишете на info@luxevent.bg или на адреса по-горе.
За данните в портала ние сме администратор по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR). Данните на гостите ни предоставят домакините на събитието: те решават кого да поканят. Порталът, съхранението, изпращането на поканите и сроковете обаче са наши. Затова ние отговаряме за тези данни и за правата ви по тях.
2. Какви данни обработваме, защо и на какво основание
2.1. Клиенти и партньори
| Данни | Цел | Правно основание |
|---|---|---|
| Име, имейл, парола (пази се само криптографски хеш) | профил и вход | договор или стъпки преди сключването му (чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR) |
| Данни от заявката: имена, дата, място, брой гости, лице за контакт, телефон, имейл, желания, цветове, примерни снимки | изготвяне на оферта | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
| Оферти и тяхното електронно приемане: имена като подпис, дата и час, IP адрес; кога сте отворили офертата | сключване и доказване на договора | чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „е“ (законен интерес да докажем приемането при спор) |
| Плащания: суми, дати, начин на плащане | изпълнение на договора, счетоводство | чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „в“ (законово задължение) |
| Данните в планера: събитие, бюджет, задачи, срещи, идеи, въпросници, съобщения, документи, доставчици, график на деня, покана, сайт | услугата „дигитален планер“ | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
| Имейл известия и напомняния (плащания, срещи, седмичен обзор) | изпълнение на услугата | чл. 6, пар. 1, б. „б“; седмичният обзор се изключва от раздел „Събитие“ |
| Молба за отзив след събитието | подобряване на услугите | законен интерес (чл. 6, пар. 1, б. „е“); можете да откажете по всяко време |
| Технически записи: кой, какво и кога е променил; ограничаване на опитите за вход | сигурност | чл. 6, пар. 1, б. „е“ и чл. 32 GDPR |
Ако сте изпратили запитване през сайта LXVNT (фотобудки), то се предава на портала. Там автоматично се създава профил с вашия имейл, за да видите и приемете офертата си.
2.2. Гости
Домакините на събитието ни предоставят: име, обръщение в поканата, страна (на булката или младоженеца), група, имейл и телефон (ако са ги въвели), брой придружители и бележки.
Когато отговорите на поканата, записваме: дали ще присъствате, брой възрастни и деца, имената и менютата на придружителите и децата, които сте посочили, избраното меню, вашето послание и кога сте отговорили. Записваме и дали и кога поканата е изпратена и отворена, за да знаят домакините кой я е видял. Ако домакините разпределят гостите по маси, пазим и вашата маса.
- Цел: организиране на събитието, на което сте поканени: покана, потвърждение, меню, настаняване, благодарности след събитието.
- Основание: законен интерес на домакините и наш да организираме събитието, за което сте поканени (чл. 6, пар. 1, б. „е“ GDPR). Не използваме данните ви за реклама и не ги предоставяме на други лица за техни цели.
Здравна информация (напр. алергии). Това са данни за здравословното състояние. Порталът не ги изисква и не ги събира. Менютата в поканата (напр. вегетарианско, веганско, детско) са обикновен избор на ястие и не ги използваме за нищо друго. Ако имате алергия или друго изискване към храната, свържете се директно с домакините. Моля, не го пишете в посланието. Молим и домакините да не въвеждат здравна информация за гостите в бележките.
2.3. Сайт на събитието, пожелания и общ албум
- Сайтът на събитието съдържа това, което домакините са публикували: имена, дата, място, програма, снимки, текстове. Може да включва имената на кумовете и шаферките и банкова сметка за подаръци. Достъпен е за всеки с адреса, освен ако домакините не са сложили парола. Поканените гости го отварят от личната си покана и без парола. По подразбиране сайтът е скрит от търсачките.
- Пожелания: вашето име и текст. Показват се на сайта след одобрение от домакините.
- Общ албум: снимките, които качвате, и името, ако го въведете. Името се показва до снимката. Показват се на всички с линка към албума (или QR кода), след одобрение от домакините, ако е включено одобрение. За да ограничим прекомерното качване, пазим криптографски отпечатък на IP адреса ви, а не самия адрес.
- Основание: законен интерес на домакините и гостите да споделят спомени от събитието (чл. 6, пар. 1, б. „е“).
Ако сте на снимка в албума и не желаете да се показва, пишете ни на info@luxevent.bg или помолете домакините да я скрият. Ще я скрием веднага и ще я прегледаме. Качвайте само снимки, за които хората на тях не биха възразили, особено когато на тях има деца.
2.4. Доставчици на събитието
Име на фирмата, лице за контакт, телефон, имейл, час на пристигане, суми. Въвеждат ги клиентът или нашият екип. Целта е координацията в деня на събитието, а основанието е законен интерес (чл. 6, пар. 1, б. „е“).
Името, часът на пристигане и телефонът се виждат и от хората, с които домакините са споделили линка „Денят“.
3. Задължителни ли са данните
- Имейлът е нужен за профила.
- Контактът в заявката е нужен, за да ви изготвим оферта.
- Гостът не е длъжен да отговаря на поканата или да посочва меню.
- Името в албума не е задължително, а за пожеланието е.
4. Кой получава данните
- Нашият екип (администраторите на портала и вашият координатор). Работят само по нашите указания и са задължени да пазят поверителност.
- Домакините и техните партньори в планера: виждат данните на гостите на своето събитие.
- Гостите: виждат само своята покана и публикуваното в сайта и албума.
- Обработващи от наше име: JetHost (хостинг, база данни, изпращане на имейли), България.
- Самостоятелни администратори, до които стигат ограничени данни: OpenStreetMap Foundation (Обединеното кралство) — търсене на адрес и плочките на картата; браузърът ви зарежда картата директно от тях и те получават вашия IP адрес.
- Ресторант, зала и други изпълнители, когато домакините или ние им предоставим списък (напр. на ресторанта — само броят по менюта и по маси, без имена).
- Държавни органи, когато законът го изисква.
Когато домакините изпращат поканата през WhatsApp, Viber или собствената си поща, това става от техните устройства и профили, по правилата на тези услуги.
Превю при споделяне. Когато линк към сайта, поканата или албума се изпрати в приложение за съобщения или социална мрежа (Viber, WhatsApp, Facebook и др.), приложението показва кратко превю: имената на домакините и датата на събитието, а при сайт без парола – и града (и началната снимка, само ако домакините са я избрали). Превюто с имената се показва само ако сайтът на събитието е публикуван без парола. В него никога няма данни за гостите, място, час или банкова сметка. Приложенията пазят превюто при себе си и може да остане в чатовете и след изтриване на събитието.
5. Предаване извън Европейския съюз
- Обединеното кралство (OpenStreetMap Foundation): въз основа на решение на Европейската комисия за адекватност.
6. Автоматизирани решения
Не вземаме решения само въз основа на автоматизирана обработка, които имат правни последици за вас (чл. 22 GDPR).
7. Как пазим данните
Връзката е само през HTTPS. Паролите се пазят като хеш. Файловете са в базата данни, а не в публична папка. Личните линкове са с дълги случайни кодове. Достъпът на екипа е по роли, а промените се записват. Правим резервни копия.
8. Колко време пазим данните
Сроковете по-долу въвеждаме в следващата версия на портала. Дотогава данните не се изтриват автоматично, но можете по всяко време да поискате изтриване на info@luxevent.bg.
| Данни | Планиран срок |
|---|---|
| Имейл, телефон, обръщение, бележки, меню, послание и история на отговорите на гостите, имената и менютата на придружителите и децата | до 3 месеца след датата на събитието, после се изтриват. Личният линк към поканата спира да работи |
| Планерът: събитие, задачи, бюджет, гости (имена), маси, покана, сайт, общ албум, пожелания, съобщения, документи, въпросници | 12 месеца след датата на събитието. Месец преди това ще ви пишем, за да изтеглите данните и снимките. Изтриваме най-рано 30 дни след това писмо |
| Заявки и оферти без приемане | до 12 месеца след датата на събитието или последната промяна (по-късната от двете) |
| Приети оферти, данни за приемането и плащанията | 5 години след края на годината на събитието (давност за вземанията). Счетоводните документи се пазят до 10 години по чл. 12 от Закона за счетоводството. Ако поискате изтриване по-рано, от приетите оферти пазим само номера, датите, сумите, статуса и услугите; имената, контактите, адресът, IP адресът и снимките се изтриват |
| Клиентски профил | докато имате при нас събитие, заявка или оферта. След това, ако не сте влизали в профила 24 месеца, го изтриваме при ежегодния преглед. Можете да го изтриете по-рано от „Моите данни“ или по имейл |
| Данни на гост, който е поискал изтриване | до 14 дни след искането |
| Имейлите, които изпращаме | текстът на писмото се изтрива веднага щом пощата на сървъра го приеме (ако писмото не тръгне – след последния опит, най-късно до 7 дни). Адресът, темата, видът, статусът, датите и причината за неуспех (без адреси) пазим 30 дни за изпратените писма и 90 дни за неизпратените – за проверка дали писмото е тръгнало. От писмото, че данните ви са изтрити, остават само тези данни, 30 дни |
| Известия в портала | 12 месеца |
| Технически записи за сигурност | 24 месеца; опитите за вход – 24 часа |
| Резервни копия | изтритите данни изчезват от тях до 30 дни |
Ако има спор или ако поискате повече време, за да изтеглите данните си, можем да задържим планера, най-много с 12 месеца. Ако има спор, пазим нужните данни до приключването му. Задържането не спира исканията за изтриване на гостите.
9. Вашите права
Имате право:
- на достъп до данните си и копие от тях (чл. 15);
- на коригиране (чл. 16);
- на изтриване („да бъдете забравени“, чл. 17), освен когато законът ни задължава да пазим данните;
- на ограничаване на обработването (чл. 18);
- на преносимост: да получите данните си в машинно четим вид (чл. 20);
- на възражение срещу обработването на основание законен интерес (чл. 21). Ако сте гост, това означава, че можете да поискате да не ви пишем и да изтрием данните ви;
- да оттеглите съгласието си по всяко време, без това да засяга обработката дотогава (чл. 7, пар. 3).
Как:
- Клиенти и партньори: от менюто на профила, „Моите данни“, можете да изтеглите всичките си данни (ZIP с файлове JSON и документите ви) и да поискате изтриване на профила. Искането за изтриване изпълняваме до 30 дни, след като проверим договорите и плащанията. Можете и да ни пишете на info@luxevent.bg или да се обадите на 0883493842.
- Гости: от личната си покана, „Вашите данни“, можете да видите основните данни, които пазим за вас, да поискате изтриване и да се откажете от писмата. За пълно копие на данните си (например бележките на домакините или разпределението по маси) ни пишете на info@luxevent.bg.
Ще отговорим до 1 месец (при сложни искания срокът може да се удължи с още 2 месеца, като ви уведомим, чл. 12, пар. 3). Може да поискаме да потвърдите самоличността си. Ако не можем да изпълним искането ви, ще ви съобщим причината и че можете да подадете жалба до КЗЛД или да потърсите защита по съдебен ред (чл. 12, пар. 4).
Жалба: можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, kzld@cpdp.bg, cpdp.bg. Молим ви първо да се обърнете към нас: ще се постараем да решим въпроса бързо.
10. Бисквитки
Използваме само строго необходими бисквитки и хранилище в браузъра. Не използваме рекламни, аналитични или проследяващи бисквитки, затова не ви питаме за съгласие с банер.
- luxevent_session пази входа ви в профила и защитава формите от подправени заявки. В поканата, сайта и албума е нужна за изпращане на отговор, пожелание или снимка и запомня дали сте отключили сайт с парола. Изтрива се при затваряне на браузъра; входът изтича след 1 час неактивност.
- Хранилището в браузъра (localStorage / sessionStorage) пази на вашето устройство удобства: кода на личната ви покана, името ви в албума, харесаните снимки, последно отвореното събитие и изгледи. Не ни се изпраща автоматично.
- Ако инсталирате портала като приложение, браузърът пази копие на файловете, за да работи и без интернет. При „Изход“ копието с данните се изтрива.
Можете да изтриете бисквитките и хранилището от настройките на браузъра. Ако изтриете luxevent_session, ще трябва да влезете отново.
11. Деца
Порталът е за пълнолетни клиенти. Данни за деца (брой деца, имена на деца гости, снимки в албума) въвеждат родителите им, домакините или гостите. Молим ви да споделяте снимки на деца само със съгласието на родителите им.
12. Промени
При съществени промени ще ви уведомим в портала и по имейл поне 14 дни предварително. Актуалната версия е винаги на тази страница.